Son Kullanıcılar İçin Hızlı SAP SD Eğitimi: Örnek Bir Satış ve Dağıtım Sürecinin SAP Sisteminde Yürütülmesi

#1

Yazının başlığında Hızlı SAP SD eğitimi demiş olsam da yazı okumak için oldukça uzun :slight_smile: Bunu göze alarak ihtiyacınız varsa okuyun lütfen. Bu yazıyı okuyarak SAP SD danışmanı olabilirim gafletine de düşmezseniz iyi olur. Öyle bir dünya yok. Hatta bu yazıyı okuyarak yetkin bir SAP SD Son kullanıcısı da olamazsınız.

Bu yazının hedef kitlesi halihazırda SAP kullanan şirketlerde çalışan kullanıcılar ile SAP SD süreci sistemde nasıl yürütülür konusunu merak edenlerdir. Bu iki sınıfa girmiyorsanız bu yazı sizin için zaman kaybı olabilir.

Satış Süreci Örneği

Bu bölümde müşteriden alınan siparişin sisteme girilmesi, siparişte fiyatlandırmanın yapılması, teslimat tarihlerinin belirlenmesi gibi satış fonksiyonlarının yürütülmesi, siparişe istinaden teslimat belgesinin düzenlenmesi, depodan çekme işleminin yapılması, mal çıkışı işlemi ile malzemelerin depodan çıkarılması ve mal çıkışını müteakip fatura belgesinin düzenlenerek müşteriye gönderilmesi ve SD modülünde düzenlenen faturanın FI modülünde otomatik olarak muhasebeleştirilmesi gösterilecektir.

1. Sipariş işlemleri

Satış dağıtım modülünde satış siparişleri VA01 işlem kodu ile veya aşağıdaki menü yolu takip edilerek oluşturulur:

Menü Yolu: SAP menüsü/Lojistik/Satış ve dağıtım/Satış/Sipariş/Yarat

İşlem Kodu: VA01

Sipariş türü alanına ilgili satış belgesi türü girilir; organizasyon verilerini bu aşamada doldurmak mecburi değildir. Sistem satış siparişinin geçerli olduğu satış alanını müşteri ana verilerinden kopyalayacaktır. Müşteri siparişi yarat başlangıç ekranında sipariş türü alanına standart satış siparişi türü TA’dan kopyalanarak ihtiyaçlar doğrultusunda uyarlanmış ZTA satış belgesi türü girilmiştir. Organizasyon verileri bölümünde satış organizasyonu TP01 Yurtiçi Satış, dağıtım kanalı T1 Distribütörler, bölüm ST Süt ürünleri, satış bürosu TP06 Ankara satış bölgesi, satış grubu ise 06A nolu grup olarak girilmiştir.

Başlangıç ekranında referansla ile Yarat butonuna basılarak başka bir satış belgesinden veriler kopyalanabilir. Örneğin, müşteri ile yapılan sözleşmeler gereği oluşturulacak siparişler oluşturulurken bu butona basılır ve sözleşme alanına ilgili sözleşmenin numarası girilir. Sistem bu işlem sonrasında ilgili verileri sözleşme belgesinden siparişe kopyalayacaktır. Ayrıca belge akışında ilişkili tüm satış belgeleri görüntülenebilir ve izlenebilir. Referans ile yaratma işlemi teklif talebi, teklif, sipariş, sözleşme, teslimat planı ve fatura belgesi üzerinden yürütülebilir. Referans ile yaratma işleminin yürütülebilmesi için kaynak belge türü ile hedef satış belgesi türü arasında kopyalama denetiminin uyarlanmış olması gereklidir.

Satış belge türü ve organizasyon verileri girilip Giriş butonuna basıldığı zaman, siparişte yer alan bilgilerin girildiği genel bakış ekranı görüntülenir. Bu ekranda sipariş veren ve malı teslim alan için müşteri kodları, sipariş kalemlerine ait malzeme kodları ve sipariş miktarları, teslimat şekli, ödeme koşulu, sipariş nedeni gibi satış işlemine yönelik bilgiler tanımlanır. Sistem üretim yeri, sevkiyat noktası, kalem tipi, termin satırı tipi, fiyatlar gibi birçok veriyi ise uyarlamalarda yapılan tanımlamalara göre ve/veya ilgili ana verilerden otomatik olarak kopyalayarak siparişe aktarır.

Satış belgelerinde fiyatlandırma işlemleri otomatik olarak yürütülebilir. Sistem uyarlamalarda tanımlı kurallara göre satış belgesinde geçerli olacak hesaplama şemasını belirler. Hesaplama şemasında ürün satış fiyatı, iskonto çeşitleri, vergi gibi sipariş fiyatlamasında kullanılan koşul türleri tanımlıdır. Sistem ilgili koşul türleri için hesaplama yaparken koşul ana verilerini otomatik olarak satış belgesine aktarabilir. Koşul ana verileri VK11 işlem koduyla tanımlanır.

Yapılan konfigürasyona bağlı olarak koşul değerleri otomatik olarak belirlenebileceği gibi kullanıcı tarafından manuel olarak da sipariş belgesine girilebilir. Uyarlamalarda tanımlanan erişim sıralarındaki koşul tablolarına bağlı olarak örneğin yurt içi satış organizasyonu ile yurt dışı satış organizasyonu bazında aynı malzeme için farklı fiyatlandırmalar yapılabilir. Örneğimizde oluşturduğumuz satış siparişinde 10051 nolu müşteri için 1 litrelik kutu sütün net satış fiyatı 2.5 TL olarak tanımlanmıştır.

Satış belgesindeki bir kaleme ait termin satırlarında sistem ilgili kalem için girilen sipariş miktarlarının ne kadarının ne zaman teslim edilebileceğini gösterir. Her bir satış kalemi için birden fazla termin satırı bulunabilir. Termin satırlarında teyit edilen miktar alanındaki değer ilgili kalemin sipariş miktarının ne kadarının müşteriye teslim edilebileceğini gösterir. Sistem termin satırı tipleri, kullanılabilirlilik kontrolü ve ihtiyaçların aktarılması adımlarında tanımlanan uyarlamalar çerçevesinde teyit edilen miktarları ve teslimat tarihlerini belirler. Örneğin, kullanılabilirlilik kontrolü aktifse ve müşterinin istediği zamanda sipariş karşılanamıyorsa sistem yeni teslimat tarihi önerisinde bulunacaktır. Bu durumda kısmi sevkiyatlarla farklı tarihlerde müşteri siparişi karşılanabileceği gibi tam sevkiyat ile sipariş miktarının bir kısmı önceden hazır olsa bile müşteri tarafından sipariş kaleminin tamamının teslim edilmesi istendiği için ileri bir tarih için sipariş miktarlarına teyit verilebilir. Teyit edilmemiş bir sipariş kalemi için teslimat belgesi düzenleyerek sevkiyat işlemlerini başlatmak mümkün değildir.

Sipariş belgesinde gerekli veriler girildikten sonra sakla butonuna basıldığında sistem eksiklik denetimini yürütür. Veri girişinin yapılması gereken alanlar boş bırakılmışsa sistem eksiklik günlüğü ile kullanıcıyı uyarır. Eksik veriler tamamlandıktan sonra belge kaydedilebilir. Belge kaydedildiğinde ilgili belgenin numarası ekranın sol alt köşesinde görüntülenir.

2. Sevkiyat İşlemleri

SAP SD modülünde depodan çekme, yükleme, ambalajlama ve mal çıkışı gibi sevkiyat işlemlerinin hepsi teslimat belgesi üzerinden yürütülür. Siparişe referansla teslimat belgesi yaratabilmek için aşağıdaki menü yolu veya işlem kodu yürütülür.

Menü Yolu : SAP menüsü/Lojistik/Lojistik yürütme/Mal çıkış prosesi/Gönderilen teslimata ilişkin mal çıkışı/ Gönderilen teslimat/Yarat/Münferit belge/Müşteri siparişine referansla

İşlem Kodu : VL01N

Sevkiyat noktası alanına sipariş kaleminde belirlenen sevkiyattan sorumlu organizasyon birimi girilir. Seçim tarihi alanı teslimatı yapılacak satış belgelerini sınırlandırmak için kullanılır. Örneğin, bu alana 06.02.2012 tarihi girilirse termin satırında 07.02.2012 ve sonrası tarihlere teyit almış satış kalemleri için teslimat belgesi düzenlenemez. Sipariş alanına müşteriye sevk edilecek sipariş numarası girilir. Kalem (ilk) ve Kalem (Son) alanları boş bırakılabilir. Sistem sevk edilebilecek tüm sipariş kalemlerini teslimat belgesine aktaracaktır.

VL10A (Müşteri siparişleri), VL10C (Müşteri siparişi kalemleri), VL10E (Müşteri siparişi termin satırları) işlem kodları ile sevk edilebilecek siparişler listelenebilir. Daha sonra sevk edilecek satırlar seçilerek toplu teslimat belgeleri otomatik olarak oluşturulabilir.

Sistemde farklı siparişler tek bir teslimat belgesinde birleştirilebilir. Her bir sipariş belgesi için ayrı teslimat belgesi düzenlemek yerine aynı sevkiyat özelliklerini taşıyan, aynı adrese teslim edilecek, aynı rota bilgisine sahip siparişlerde; teslimat belgesi kopyalama denetiminde tanımlanan kurallar çerçevesinde teslimat ayrıştırması yapılmasını gerektirecek bir farklılaşma bulunmuyorsa ve müşteri ana verisinde sipariş birleşimine izin verilmişse bu siparişler tek bir teslimat belgesinde toplu olarak işlenebilir.

Sevkiyat noktası, seçim tarihi ve sipariş numarası girildikten sonra giriş butonuna basıldığında sistem Teslimat yarat: Genel bakış ekranını görüntüler. Malı teslim alan, malzeme numarası, üretim yeri, kalem miktarı gibi teslimat belgesi ilişkili alanlar sipariş belgesinden teslimata kopyalanır. Çekme sekmesinde hangi malzemelerin hangi üretim yerindeki hangi depodan ne miktarda çekileceği görüntülenir. Genel çekme durumu alanındaki değer, teslimat belgesindeki miktarlar için depodan çekme işleminin yapılıp yapılmadığını gösterir. Depodan çekme işlemi henüz yapılmamış ise bu alandaki değer A olur; çekme işlemi tamamlandığında ise sistem otomatik olarak çekme durumu alanındaki değeri C olarak günceller. Eğer bir teslimat kalemi çekme ilişkili değilse bu alanda bir değer bulunmaz. Eğer depo yönetimi modülü aktif değilse Depo yönetim sistemi aktivitelerinin toplam durumu alanı boş olacaktır. Depo yönetimi uygulanıyorsa teslimat kalemi için çekme işlemi nakil siparişleri denilen ayrı bir belge ile yürütülür. Depo yönetimi ile bir teslimat kalemi depo yerindeki spesifik bir adresten çekilebilir. Depo yönetimi aktif değilse doğrudan teslimat belgesi üzerinde çekme işlemi yürütülür. Bu durumda çekilen miktar alanı girişe kapalı değil, açık olacaktır. Çekme miktarı alanına teslimat miktarı girilerek depodan ne miktarda malzeme çekileceği bilgisi tanımlanabilir. Depo yönetimi aktifken çekilen miktar alanına kullanıcı tarafından giriş yapılamaz.

Ancak bir nakil siparişi ile ilgili kalemler depo yerlerindeki adreslerinden çekildikten sonra sistem otomatik olarak bu alana depodan çekilen miktarı aktarır.

Nakil siparişi teslimat belgesi düzenlenirken Sonraki işlevler-Nakil siparişi yarat menü yolu ile sistemde oluşturulabilir.

Ambalajlama işlemleri ise teslimat belgesi yaratılırken veya değiştirilirken Düzenle/Ambalajlama menü yolu ile yürütülebilir.

Çekme ve ambalajlama işlemleri yürütüldükten sonra artık teslimat belgesi için sistemde mal çıkış işlemi yapılabilir. Mal çıkış işlemi ile beraber stoklar güncellenir. Mal çıkış işleminin yapılabilmesi için teslimat belgesi değiştirilirken Mal çıkışını kaydet butonuna basılır. VL06G (Gönderilen teslimatı izleme yoluyla toplu işleme) işlem kodu ile mal çıkışı yapılmamış teslimat belgeleri için toplu çıkış işlemi yapılabilir. Mal çıkış işlemi yapıldıktan sonra bir daha teslimat belgesinde herhangi bir işlem yapılamaz. Teslimat belgesinde bir düzeltme işlemi gerekiyorsa öncelikle VL09 işlem koduyla mal çıkış işleminin iptali gerçekleştirilmelidir. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar mal çıkış işlemi yapılabilir.

Belge akışı tüm SD belgelerinde bulunan bir özelliktir. Teslimat belgeleri değiştirilirken veya görüntülenirken F7 tuşuna basılırsa veya menü yoluyla Ortam/Belge akışı izlenirse teslimat belgesinden önce ve sonra hangi işlemler sistemde yürütülmüş görüntülenebilir. Örneğin; 6005761460 nolu teslimat belgesinden önce sistemde 1901421035 nolu satış belgesinin, sonrasında ise çekme işlemleri için 1624134 nolu nakil siparişinin ve mal çıkış işlemi için 2000000109 nolu malzeme belgesinin oluşturulduğu belge akışından görüntülenebilmektedir. İmleç herhangi bir belgenin üzerine konulup araç çubuğundan Belgeyi görüntüle butonuna basılırsa sistemde ilgili belge görüntülenebilir.

3.Fatura işlemleri

SD modülünde faturanın kesilmesi, muhasebeleştirilmesi ve tahsilatı ile satış işlemleri sonlandırılır. Faturalar da teslimat belgeleri gibi tek tek veya toplu olarak yaratılabilir. Satış belgesi türü uyarlamasına bağlı olarak bir fatura siparişe veya teslimata referansla oluşturulabilir.

VF01 ile fatura belgesi düzenlendiği zaman işlenecek belgeler alanına faturası düzenlenecek siparişler veya teslimat belgeleri girilir. Fatura tarihi alanına bir tarih girilirse sistem ilgili tarihi fatura tarihi olarak kaydeder; aksi halde günün tarihi fatura tarihi olarak aktarılır. Faturalama tarihi ve faturası düzenlenecek belgeler girildikten sonra Yürüt (F8) butonuna basılarak fatura belgeleri düzenlenir.

VF04 işlem kodu ile faturası kesilmemiş satış işlemleri listelenebilir ve seçilen belgeler için münferit veya toplu faturalama yapılabilir.

Menü Yolu : SAP menüsü/Lojistik/Satış ve dağıtım/Faturalama/Faturalama belgesi/Yarat

İşlem Kodu :VF01

İşlenecek belgeler için veri eksikliği, mal çıkış işleminin yapılmamış olması, blokajın bulunması ve fiyatlandırma hatası gibi nedenlerle fatura belgesi üretilemediği durumda sistem hata günlüğü oluşturarak kullanıcıyı uyarır.

Sistem fatura türünü satış belgesi uyarlamasından belirler. Faturalama belgesi kopyalama denetimi konfigürasyonuna göre de siparişten veya teslimat belgesinden hangi alanları faturaya kopyalayacağını, kopyalama sırasında hangi kontrollerin sistem tarafından yürütüleceği gibi işlemleri gerçekleştirir.

Fatura belgesi kaydedildiği zaman sistem fatura türünün uyarlamasına bağlı olarak otomatik muhasebeleştirme yapar. Gelir hesaplarının belirlenmesi uyarlama adımında tanımlanan kriterlere göre gerçekleştirilen satış işlemine ait fatura koşul değerleri ile ilgili muhasebe hesaplarını otomatik olarak günceller. Belge akışından ilgili muhasebe belgesi görüntülenebilir. Muhasebe belgesi ile gelir hesabı alacaklandırılırken, müşteri hesabı borçlandırılır.

Muhasebe belgesi FI modülünde otomatik oluşturulur. Muhasebe belgesinin oluşturulması ile beraber fatura belgesinin durumu da sistem tarafından Tamamlandı olarak belirlenir. Alacaklar muhasebesinde tahsilatlar yapıldığı zaman denkleştirme işlemleri ile de açık muhasebe belgeleri kapatılarak satış süreci sonlandırılır.

4. Sistemden Örnek Bir Çıktının Alınması

Fatura belgeleri için çıktılar manuel olarak Faturalama belgesi/Yazıcı menü yolundan veya VF31 ile çıktısı alınacak faturalar listelenerek yazdırılabilir. Konfigurayona göre fatura belgesi saklandığı anda otomatik olarak ilgili çıktıların tanımlı yazıcılardan alınması sağlanabilir.

Fatura belgesinde belirlenen çıktı türleri seçildikten sonra Yazdır butonuna basılarak çıktılar alınabilir. Çıktı görünümü için Yazdırma görünümü butonuna basılarak çıktı basılmadan önce görüntülenebilir.

Çıktılarda yazdırılacak alanların belirlenmesi ve çıktı tasarımı konuları ABAP geliştirme ile yapılır. Fatura belgesinde hangi çıktı türlerinin belirleneceği ise SD uyarlamasında tanımlanır.

Son olarak fatura belgeleri silinemez. Eğer hatalı bir fatura belgesi yaratılmış ise VF11 ile iptal edilebilir. İptal işlemi, fatura belgesini silmez, fakat daha önce yapılan muhasebe kayıtlarının tersini oluşturarak mali hesapları düzeltir. Ters kayıt belgesi de bir fatura türüdür ve iptal edilen faturanın belge akışında görüntülenir.

Sevgi ve selamlarımla,

Taner Yüksel

İrtibat adresi: taner_yuksel@yahoo.com

Kaynak:

  1. http://www.kodlab.com/BookDetail.aspx?ID=6001